Записвайте четири неща, всеки път
Кой е платил, колко, на коя дата и за кои месеци. Последното е детайлът, който хартиените тефтери и повечето таблици губят: плащане на 5 октомври може да е за септември. Ако записвате само датата на плащане, през ноември ще спорите за него.
- Член: човекът, дори когато родител плаща за две деца.
- Сума: във вашата валута, точно колкото е дадено или преведено.
- Платено на: реалната дата – за касовата книга и при спор.
- Покрива: цели месеци, от–до. Едно плащане може да покрие три месеца.
Мислете в месеци, не във фактури
Клуб с фиксирана месечна такса не се нуждае от фактури. Нуждае се от отговор на един въпрос на всяка тренировка: платил ли е този член за текущия месец? Подредете членовете по редове, месеците по колони; всяка клетка е или платена, или не. Тази таблица гледа треньорът на вратата и касиерът в края на месеца.
Таксите, които се различават по човек (братя и сестри, студенти, основател, който плаща половината), трябва да стоят при члена, а не в главата ви. Задайте такса по подразбиране за клуба и индивидуална за изключенията – таблицата тогава показва какво дължи всеки.
Напомняне на закъснелите без неудобство
Най-справедливото напомняне идва от списъка, а не от паметта на треньора. Веднъж месечно извадете членовете, чийто последен платен месец изостава от текущия, и им пратете едно и също кратко съобщение. Запишете деня, в който платят, и продължете. Клубовете, които правят това в един и същи ден всеки месец, събират осезаемо по-добре от тези, които чакат спокоен момент.
Другите плащания: дръжте ги отделно
Такси за състезания, подновяване на лицензи, екипи и депозити за лагер също се плащат от членовете, но не са членски такси и не бива да запълват клетка за месец. Дръжте ги в отделна колона с причина – така месечната таблица остава честна, а сезонният сбор пак ги включва.
Край на сезона
Решете кога започва сезонът ви (септември за повечето клубове) и гледайте по дванайсет месеца. В края искате три числа: събрани такси, други плащания от членове и собствените приходи и разходи на клуба (наем на зала, възнаграждения на треньори, оборудване). Разликата е това, което клубът реално има. Ако записите ви са по месеци с покрит период, това е сбор, а не археология.
Хартия, таблица или приложение
Хартията върши работа за един треньор и двайсет членове – докато тефтерът не остане вкъщи. Таблицата върши работа, докато двама души не я редактират едновременно или не се счупи формула. MyClubBook е точно тази таблица, споделена между собственика, мениджърите и треньорите, на телефона на вратата: треньорът записва плащането в брой, собственикът вижда края на месеца от вкъщи, а експортът е едно натискане, когато счетоводителят попита.