Знайте какво държите и защо
Напишете списък на една страница: членове (име, контакт, дата на раждане, група, степен, плащания, присъствия), екип (профили, роли) и всичко друго (снимки, медицински бележки, заявки за състезания). За всяко отбележете защо ви трябва. Таксите и присъствията са нужни, за да се води клубът и да се докаже какво е платено; датата на раждане – за възрастовите групи и застраховката; медицинска бележка – само ако реално действате по нея.
Всичко, което не можете да обясните, спрете да събирате. Клубовете често пазят ЕГН или пълни адреси по навик; ако никой процес не ги използва, те са риск, а не актив.
Правното основание за клуб обикновено е просто
Воденето на членство, събирането на такси и организирането на тренировки е изпълнение на договора ви с члена (или с родителя). За това не ви трябва подписана декларация за съгласие, а съгласието е грешното основание за данни, които така или иначе трябва да пазите. Съгласието е за незадължителните неща: снимки в социалните мрежи, бюлетин, публично споделяне на резултати. Искайте го отделно и направете отказа лесен.
Деца
Повечето клубове са предимно деца. Събирайте контакта на родителя или настойника като основен, ограничете данните за детето до нужното за спорта и бъдете стриктни със снимките: отделно „да“ за всяко дете, оттегляемо по всяко време. Треньорите не бива да пазят контакти на деца в личните си телефони, след като те напуснат клуба.
Кой какво вижда
Не всеки в клуба има нужда от всичко. Треньорът се нуждае от списъка на групата, присъствията и дали членът е платил за месеца; не му трябва да редактира или трие плащания, нито да вижда банковите движения на клуба. Ролите в инструмента ви трябва да отговарят на това. Споделена таблица с една парола се проваля тук още първия ден.
Колко време да пазите записите
Записите за плащания попадат под счетоводните правила, което в повечето страни от ЕС означава няколко години (в България – десет за счетоводните документи). Профилите на напусналите трябва да се сведат до това, което тези правила изискват; присъствията и бележките за тях могат да си отидат. Определете годишен момент, например края на сезона, за да изчистите ненужното.
Правата на членовете на практика
Членът може да попита какво държите за него, да поиска корекция и да поиска изтриване на това, което не сте длъжни да пазите. За клуба това означава: да можете да покажете и експортирате записа на един човек и да можете да премахнете член, като запазите историята на плащанията във вид, който вече не го идентифицира. Отговаряйте до един месец.
Къде живеят данните
Ако ползвате услуга, знайте къде съхранява данните и кои са нейните подизпълнители, и имайте споразумение за обработка с нея (добрите услуги го публикуват). MyClubBook пази данните в ЕС, ограничава достъпа по роли, записва кой какво е променил, експортира всичко при поискване и заменя изтрития член с анонимен запис, така че паричните записи остават цели. Политиката ни за поверителност описва подробностите.
Списък за един следобед
- Опис на една страница на данните и защо ви трябват.
- Кратко уведомление за поверителност за членове и родители (какво, защо, колко дълго, правата им, към кого да се обърнат).
- Отделно, оттегляемо съгласие за снимки и маркетинг.
- Роли: треньорите виждат и записват, собствениците и мениджърите управляват.
- Правило за съхранение и годишна дата за почистване.
- Споразумение за обработка на данни с всяка услуга, която ползвате.
- Един човек, който отговаря на запитвания, и начин да експортирате записа на член.
Това не е правен съвет
Това е практичният минимум, на който малките клубове се спират. Националните правила добавят подробности, особено за децата и счетоводното съхранение; при съмнение кратка консултация с юрист, който познава спортните сдружения, е евтина в сравнение с алтернативата.